Формализация системы документооборота
Документооборот предприятия – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения. Под формализацией системы документооборота мы понимаем совокупность мероприятий по оптимизации существующей системы документооборота, разработке единых стандартов к формам документов и описанию их маршрутов, регламентации движения документов и последующему внедрению полученных результатов.
Специалистами нашей фирмы разработана и апробирована методика формализации системы документооборота, позволяющая оптимизировать состав и качество документов, процедуру создания и прохождения документов, максимально эффективно использовать средства компьютерной техники в системе документооборота, с учетом особенностей Вашего предприятия и Ваших предпочтений.
Применение методики при формализации системы документооборота на Вашем предприятии позволит структурировать внешний и внутренний документопоток, оптимизировать внешний вид используемых документов, разграничить ответственность и полномочия лиц, участвующих в подготовке, утверждении и исполнении документов, создать основу для внедрения автоматизированной системы документооборота.
В результате, внедрение системы формализованного документооборота позволит:
1. Контролировать информационные потоки предприятия.
2. Оптимизировать количество циркулирующих на предприятии документов и объем содержащейся в них информации.
3. Повысить качество и скорость работы с документами.
4. Оптимизировать процесс согласования документов.
5. Контролировать прохождение документов по маршрутам (от создания (получения) до исполнения)
6. Систематизировать и оптимизировать документы, участвующие в системе документооборота.
7. Своевременно информировать сотрудников о поступивших (подготовленных) документах.
8. Контролировать исполнительскую дисциплину специалистов, ответственных за подготовку и исполнение документов.
9. Повысить ответственность персонала за работу, связанную с функционированием системы документооборота.
10. Централизованно хранить документы, подготовленные в электронной форме.
Ожидаемым эффектом от внедрения системы формализованного документооборота является:
1. Повышение качества предоставляемой информации и, как следствие, повышение качества принимаемых управленческих решений.
2. Повышение производительности и эффективности выполнения задач, связанных с движением информации.
3. Создание условий и возможностей для совершенствования организационной структуры и управленческих процессов предприятия.
4. Создание основы для качественного сбора данных для управленческого и бухгалтерского учета.
5. Исключение потерь документов. Оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
6. Контроль над своевременным исполнением поручений руководителя.
Проект по формализации системы документооборота включает следующие этапы:
1. Проведение анализа существующей системы документооборота.
2. Разработка концепции и проектирование новой системы документооборота.
3. Разработка единой системы документооборота предприятия, в том числе:
• Оптимизация состава и качества документов.
• Разработка маршрутов движения документов.
• Регламентация движения документов.
• Корректировка функциональных обязанностей сотрудников в соответствии с разработанной системой документооборота, закрепление за каждым сотрудником ответственности за подготовку необходимых документов.
• Кодирование документов и создание справочников.
4. Внедрение разработанной системы документооборота.
С удовольствием ответим на все интересующие Вас вопросы по телефонам (8452) 390-290, 390-291.